SharePoint Dosya Yüklendiğinde veya değiştiğinde Kullanıcılara Bildirim Yollamak

SharePoint’te Dosya Yüklendiğinde veya değiştiğinde Kullanıcılara Bildirim Yollama

Microsoft SharePoint belgelerinizi veya sitenizdeki belgelere yeni dosya yüklendiğinde veya değiştirdiğinizde güncel guruptaki kişilerin bilgilendirmek istiyorsanız, bildirim maili oluşturabilirsiniz. Liste, kitaplık, klasör, dosya veya liste öğesi için bildirim mailleri ayarlayabilirsiniz.

Power Automate (Eski Adıyla Follow)

İlk yapmamız gereken akış oluşturacağımız Power Automate adresine gidip kullanıcı adınız ve şifrenizle giriş yapmak.

Sol menüden Şablonlar bölümüne tıklıyoruz.

Üst sıradaki sekmelerden E-posta bölümünü seçiyoruz.

Açılan şablonlardan Yeni bir dosya eklendiğinde özelleştirilmiş bir e-posta gönderme olanı seçiyoruz.

Karşımıza uyarı ekranı gelecektir, burası tüm hesaplarımıza giriş yaptığımıza dair onay bölümüdür, tüm hesaplarınız onaylı ise Devam tuşuna basıyoruz.

işlem yapacağımız sayfaya ulaştık, burada belirleyeceğimiz, hangi kitaplığa dosya yüklendiğinde veya değiştirildiğinde kullanıcılara bildirim gideceğidir.

• Site Adresi: SharePoint’de gurup sayfalarını belirlemeniz içindirok tuşuna bastığınızda guruplar görünecektir.
• Kitaplık Adı: Gurubunuzun veya Kitaplığınızın alt klasörlerini belirlemeniz gereken yer. Ana klasör genellikle Belgelerim klasörüdür. (Ana dizini seçmez iseniz veya alt klasörlerden birini seçerseniz üst sayfada yapılan değişiklikler mail olarak gitmeyecektir, sadece seçtiğiniz klasör ve alt klasörlerdeki değişiklikler veya eklemeler mail olarak gidecektir.)
• Klasör: Burası şayet tüm klasörleri istemiyor ve sadece belli bir klasördeki değişikler mail gitsin istiyorsanız seçim yapmanıza yarayan alan, eğer tüm Belgelerde ve alt klasörlerde yapılan değişiklik gitmesini isterseniz herhangi bir seçim yapmayın

Bu bölümde hiçbir değişiklik yapmadan devam ediyoruz.

En önemli kısma geldik 🙂 sırayla aşağıda açıklıyorum.

• Bitiş: Dosyayı ekleyen veya değiştirenin mail adresi eklenir (burada değişiklik yapmayın)
• Konu: Mailin konu satırıdır, buraya istediğinizi yazabilirsiniz, sonrasında gelen değişiklik yapılan veya eklenen dosyanın ismi yazar.
• Gövde: Bu bölüm ise mailin içeriği olacaktır, yazıları istediğiniz gibi değiştirebilirsiniz, Verilen Ad: dosya ismidir. Oluşturan.DisplayName: oluşturan veya değiştiren kişi ismi. Öğe bağlantısı: Dosyanın linki, kısaltılmış şekilde veriyor. Uzantılı dosya ismi: Uzantılı dosya ismi yazar.  
• Kimden (Farklı gönder): Bu bölümde eğer mailin bir kullanıcıdan değilde gurup mailinden gitmesini istiyorsanız, bu bölüme gurup mail adresini yazabilirsiniz, istemiyorsanız boş bırakın.
• Bilgi: Bu bölüme mailin gitmesini istediğimiz gurupta yer alan kişileri ekliyoruz. (Misafir kullanıcıları da ekleyebiliyoruz)
• Gizli: Adından da anlaşılacağı gibi mailin gizli gitmesini istediğimiz kişileri ekliyoruz.
• Ekler: Uyarı maili ile birliklte kullanıcılara ayrı bir ek dosya göndermniz gerekiyorsa bu bölümü kullanabilirsiniz.
• Önem: Gidecek mailin önem derecesini belirlemenizi sağlar.
• HTML: Yollanacak mailin içerik şeklini belirler HTML veya Zengin Metin (Değişiklik yapmayın)

Eğer Gövde kısmında eklemeler veya değişiklik yapmak isterseniz yan tarafta açılan menüden istediğiniz ekeleyebilir veya çıkarabilirsiniz.

Son işlem olarak Kaydet diyerek Akışımızın çalışıp çalışmadığını kontrol edecektir, eğer akış başarılı şekilde tamamlanırsa anlık olarak devreye girecek ve artık dosya değiştirildiğinde veya yeni bir dosya eklendiğinde belirlemiş olduğunuz kullanıcılara bildirim mailleri gidecektir.

 

Umarım yararlı olmuştur. Lütfen sorunuz var ise sormaktan çekinmeyin.